Voor de definitieve aanvaarding van de vondsten door het GAZO-depot moet er duidelijkheid bestaan over het eigendomsstatuut van het vondstenmateriaal. Indien het complex van vondsten zonder verdere voorwaarden wordt geschonken aan het GAZO-depot, wordt een schenkingsovereenkomst opgesteld tussen de eigenaar en de betreffende gemeente uit het werkingsgebied. De verdere kwalitatieve bewaring, het beheer (inclusief eventuele selectie) en de ontsluiting zijn de verantwoordelijkheid van het GAZO-depot.
Bijgevolg wordt met de Projectvereniging Regionaal Landschap Haspengouw en Voeren een schenkingsovereenkomst afgesloten om deze over te dragen aan de gemeente Gingelom.
De gemeente Gingelom geeft de archeologische ensembles vervolgens in beheer en bewaring aan het Onroerenderfgoeddepot GAZO. Hiervoor wordt een beheersovereenkomst afgesloten.
Het beheren en bewaren van de erfgoedcollecties is onderhevig aan een jaarlijkse vergoeding van 72,00 euro (6 euro/m²/maand). Deze jaarlijkse vergoeding wordt betaald door de Projectvereniging Regionaal Landschap Haspengouw en Voeren, waardoor er voor de gemeente geen kosten aan verbonden zijn.
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.
Onroerenderfgoeddecreet van 12 juli 2013 en latere wijzigingen.
Onroerenderfgoedbesluit van 16 mei 2014.
De gemeenteraad keurt de schenkingsovereenkomst van de hoger vernoemde archeologische vondsten met de Projectvereniging Regionaal Landschap Haspengouw en Voeren goed.
De gemeenteraad keurt de beheersovereenkomst van het hoger vernoemde archeologische ensemble met de stad Sint-Truiden (Onroerenderfgoeddepot GAZO) goed.