De gemeenteraadsleden en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst van de gemeente Gingelom hebben een e-mailadres bv gunther.craninx@gingelom.be.
De raadsleden kunnen hier enkel binnenkomende mails mee ontvangen, een reply of zelf een mail versturen kunnen wij niet. Als wij een mail willen beantwoorden moeten wij dus ons persoonlijk e-mailadres gebruiken. Dit is in strijd met de GDPR. Daarom vraag ik dat de raadsleden het e-mailadres @gingelom volwaardig kunnen gebruiken, enerzijds omwille van het feit dat het ambtshalve werkgerelateerd is maar vooral voor de bescherming van onze privacy.
Daarom vraag ik dat dit punt ter stemming voorgelegd wordt.
Overwegende dat in het huishoudelijk reglement, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 21/01/2025, de werking met het huidige forward mailadres opgenomen is:
Art. 29. §1.
Conform de dienstverlening, zoals bepaald in dit reglement, hebben de gemeenteraadsleden op het gemeentehuis toegang tot telefoon en internet en kunnen ze kopieën bekomen van gemeentelijke bestuursdocumenten.
Alle raadsleden krijgen ook een beveiligde toegang tot het notulenbeersysteem (Parnassus / Greenvalley) van de gemeente.
Alle raadsleden krijgen een e-mailadres van de gemeente dat kan gecommuniceerd worden. Dit is een forward mailadres dat de berichten doorstuurt naar de persoonlijke e-mail.
Bij de bespreking van het huishoudelijk reglement werd hierover door niemand een opmerking gemaakt, de goedkeuring dateert van slechts 2 weken maanden geleden. Op dit moment is het bijgevolg niet opportuun om het huishoudelijk reglement aan te passen
De huidige werkwijze is niet in strijd met de GDPR, aangezien op de website van de gemeente altijd het @gingelom.be e-mailadres gecommuniceerd wordt en niet het persoonlijke. Wanneer een raadslid een e-mail beantwoordt, neemt hij of zij zelf deze beslissing tot contactname en betreft het louter 1 op 1 communicatie waardoor het GDPR-aspect niet speelt.
Bovendien was deze werkwijze ook reeds vorige legislatuur in voege en werd deze niet eerder als een probleem ervaren.
Gelet het artikel 21 van het decreet lokaal bestuur.
Het voornoemd voorstel van Gunther Craninx wordt niet goedgekeurd.